Beursleads opvolgen: 3 follow-up mails zonder beloftes

Bij een groot cocktailbedrijf deden ze een wedstrijd om de meeste visitekaartjes. Achteraf was die niet handig, want niet elk kaartje was een concrete lead. Ze waren niet allemaal interessant. Van elke tien kaartjes bleven er daar volgens mijn schatting zes liggen. Beursleads opvolgen begint dus bij de vraag welke kaartjes leads zijn.

Hoe volg je beursleads op?

Snel en persoonlijk. Meteen na de beurs maak je een overzicht van al je leads, en elke lead krijgt binnen 48 uur bericht. In de eerste mail bedank je de bezoeker en kom je terug op jullie gesprek. Beloftes bewaar je voor als jullie elkaar weer zien. Hieronder staan drie voorbeeldmails, per soort lead:

• Mail 1: de lead met een concrete vraag

• Mail 2: het goede gesprek zonder concrete vraag

• Mail 3: het kaartje zonder gesprek

Binnen tien minuten reageren leverde een klant op

Hoeveel snelheid uitmaakt, zag ik bij een locatie die bij meerdere bedrijven gegevens had opgevraagd. Omdat ik binnen tien minuten reageerde, zei de contactpersoon meteen: “Dan worden jullie het.”

Voor leads opvolgen na een beurs geldt hetzelfde, want ook je beursbezoeker heeft met meerdere standhouders gesproken. Wie op de beurs om informatie vroeg, krijgt daarom zo snel mogelijk antwoord. Voor de rest van je leads is 48 uur de grens. Het beursgesprek is dan nog warm: de bezoeker weet nog wie je bent en waar jullie gesprek over ging.

Wat ik de eerste ochtend na een beurs doe

Ik maak inzichtelijk welke leads ik heb, en sorteer ze op regio.

Voor de drie mails deel je ze daarna in naar soort gesprek, want elke soort krijgt een eigen mail. Wie zelf om een offerte, een proeverij of een afspraak vroeg, gaat voor en krijgt mail 1, of meteen een telefoontje.

Drie follow-up mails om te kopiëren

De mails hieronder volgen de opbouw van mijn eigen eerste mail na een beurs: bedanken, en terugkomen op wat jullie bespraken. En ik doe geen beloftes in de mail. Die wil ik altijd face to face bespreken. Mail 1 en 2 stellen daarom een moment voor om elkaar te spreken. De namen en onderwerpen zijn een voorbeeld: zet er die van je eigen gesprek in, en onder elke mail je naam, je bedrijf en je telefoonnummer.

Mail 1: de lead met een concrete vraag

Onderwerp: De proeverij waar we het over hadden

Dag Linda,

Bedankt voor de kennismaking op de beurs. We hadden het over de nieuwe lunchkaart van jullie café, en je vroeg naar een proeverij voor je team. Schikt daarvoor dinsdag om 10.00 uur, of donderdag om 9.30 uur?

Groet, Anouk

De mail heeft één onderwerp en één vraag, met twee momenten om uit te kiezen. Niets over je bedrijf, want dat verhaal heeft hij al gehad.

Mail 2: het goede gesprek zonder concrete vraag

Onderwerp: Even terugkomen op ons gesprek op de beurs

Dag Mark,

Dank je voor ons gesprek van woensdag op de beurs, over jullie terras. Je zei toen iets wat bleef hangen: dat je in de zomer meer gasten wegstuurt dan je kunt bedienen. Ik moest eraan denken toen een andere klant vorige week precies hetzelfde zei.

Zullen we dinsdag of donderdag om 10.00 uur een half uur afspreken, om te kijken of ik iets voor jullie kan betekenen? Zo niet, dan weet je in elk geval waar je me kunt vinden.

Groet, Anouk

Het citaat doet het werk. Het bewijst dat je luisterde, en zo’n bewijs verwacht hij niet. Kies als reden iets wat je las, zag of meemaakte en wat aan het gesprek raakt.

Mail 3: het kaartje zonder gesprek

Onderwerp: Korte vraag na de beurs

Dag Ilse,

Bedankt voor je kaartje op de beurs. We spraken elkaar daar maar even, daarom één korte vraag: is het voor jullie lastig om genoeg mensen voor de keuken te vinden?

Zo ja, dan plan ik graag een kort gesprek. Zo nee, dan hoor ik het ook graag, dan houd ik erover op.

Groet, Anouk

In die ene vraag noem je het probleem dat jouw product oplost. Deze mail zegt eerlijk waarom je mailt, en is makkelijk te beantwoorden. Ook een “nee” is winst: dan is je lijst schoon.

Na de mail: bellen

Een mail zonder antwoord ligt vaak nog onderop in een volle inbox. Twee tot vijf werkdagen na je mail bel je, met een korte verwijzing naar het gesprek en je bericht, en stel je dezelfde vraag opnieuw. Wie doorvraagt op wat de bezoeker op de beurs zelf noemde, komt betrokken over.

Bij de volgende beurs: één zin per kaartje

Wie kaartjes telt, telt het verkeerde. Het gaat om de zin op de achterkant: waar ging het over, en wat is de vervolgstap? “Wil proeverij voor horecateam, bellen na de herfstvakantie” is genoeg. Met die zin schrijf je een vervolg op een gesprek.

Aan het eind van elke beursdag staat alles in één overzicht: naam, bedrijf, onderwerp en vervolgstap. Kaartjes in drie verschillende jaszakken worden nooit één lijst.

Er valt alleen iets op die kaartjes te schrijven als het gesprek goed begon. Daarvoor zijn de openingszinnen om beursbezoekers aan te spreken.

Liggen er na de beurs vooral kaartjes zonder afspraak, dan begint het probleem op de vloer. In de beurstraining Medior oefent je team in één dagdeel op jullie locatie hoe je een goed beursgesprek afsluit met een afspraak met datum.

→ beurstraining Medior

Veelgestelde vragen

Is een week later opvolgen te laat?

Een week later heeft mailen nog zin, maar elke dag zakt het gesprek verder weg. Lukt 48 uur niet, mail dan toch binnen een week en noem extra duidelijk de beurs en het onderwerp.

Mag ik iemand mailen die me op de beurs zijn kaartje gaf?

Ja, een persoonlijke mail die op het gesprek terugkomt, zeker als hij zelf om een vervolg vroeg. Iemand op je nieuwsbrief zetten mag niet zonder toestemming: de spamregels uit de Telecommunicatiewet gelden ook voor zakelijke adressen. Onder je mail staan altijd je naam, bedrijf en telefoonnummer, en nee zeggen is makkelijk, zoals in mail 3. Het eenvoudigst is om het aan de stand te vragen: “Mag ik je hierover mailen?” Het antwoord noteer je erbij.

Wat zet ik in de opvolgmail als ik niets heb genoteerd?

Dan past mail 3 het best. De eerste zin maak je eerlijk: je weet het onderwerp niet meer precies. Daarna volgt dezelfde vraag. Op je volgende beurs voorkomt die ene zin op het kaartje zo’n mail.

Hoe voorkom ik dat de kaartjes de volgende keer blijven liggen?

Door de opvolging vóór de beurs te regelen. “We volgen de leads op” betekent in de praktijk dat niemand het doet. Na de beurs heeft iedereen een agenda vol inhaalwerk, en de kaartjes zijn van iedereen, dus van niemand. Kies daarom één naam die de opvolging trekt, en blok voor die persoon de ochtend na de laatste beursdag. Wat niet in de agenda staat, verliest het van de mail die net binnenkomt. Die afspraak hoort in je briefing met je standpersoneel, samen met de rest. Wat een beursdag kost die niets oplevert, staat bij wat een beursdeelname kost.

Je volgende beurs, met een plan voor elk kaartje

In een gratis kennismaking van een half uur vertel je hoe jullie de vorige beurs hebben opgevolgd: hoeveel kaartjes er lagen, en wat ermee gebeurde. Daarna weet je wat je als eerste anders doet, op de stand en in de week erna.

Plan een kennismaking →