Wat kost een beursdeelname écht? De post die niemand meerekent

Je vraagt een offerte op voor een stand en schrikt van het bedrag. En dan moet het meeste geld nog komen. In dit artikel reken ik voor wat een beursdeelname echt kost, inclusief de post die op geen enkele offerte staat: de dagen van je eigen mensen. Na twaalf jaar op beursvloeren weet ik waar het geld heen gaat, en waar het blijft liggen.

Het korte antwoord

Reken voor een gemiddelde vakbeurs op drie tot vijf keer de kale standhuur. Huur je een stand van €5.000, dan kost je totale deelname al snel €15.000 tot €25.000. De grootste posten: standhuur en bouw (samen ongeveer de helft), drukwerk en promotie, reis en verblijf, en de loonkosten van je team. Die laatste post rekent bijna niemand mee, en juist die bepaalt of je deelname rendeert.

De zichtbare kosten: wat op de offertes staat

Deze posten ken je, want hier krijg je facturen van:

• Standhuur. Tussen de €175 en €350 per vierkante meter op de meeste Nederlandse vakbeurzen. Voor een stand van 20 vierkante meter betaal je dus €3.500 tot €7.000 aan alleen de vloer.

• Standbouw en inrichting. Van een simpele systeemstand tot maatwerk: reken op één tot twee keer de standhuur. Verlichting, vloerbedekking en stroom komen er los bij.

• Drukwerk en promotie. Folders, banners, samples, give-aways. Al snel €1.000 tot €3.000, afhankelijk van hoe gul je strooit.

• Reis, parkeren en verblijf. Bij een meerdaagse beurs verder van huis komen daar hotelnachten bij.

Tel je dit op, dan lijkt de rekensom compleet. Dat is precies de fout die bijna elke exposant maakt.

De onzichtbare kosten: je eigen mensen

Stel: je staat met vier mensen op een tweedaagse beurs. Tel de opbouwdag erbij en je team is drie dagen van de zaak. Dat zijn twaalf werkdagen. Tegen gemiddelde loonkosten van €350 per dag praat je over ruim €4.000 aan salaris voor mensen die in die dagen niets anders doen.

En die twaalf dagen zijn pas de beursdagen zelf. Reken ook de voorbereiding mee: de vergaderingen, het inpakken, het regelen. En de dagen erna, waarin iedereen zijn gewone werk moet inhalen.

Waarom rekent niemand dit mee? Omdat het geen factuur oplevert. Salaris betaal je toch al. Maar een kostenpost die je toch al betaalt, is nog steeds een kostenpost. Als je team drie dagen op een beurs staat en er niets uithaalt, heb je die loonkosten verbrand.

De rekensom die er echt toe doet: kosten per gesprek

De totale kosten zijn een begin. De vraag waar je iets aan hebt: wat kost één echt gesprek op jouw stand?

Een voorbeeld uit mijn praktijk. Een deelname van €20.000, een team dat per beursdag zo’n vijftien echte gesprekken voert, twee beursdagen. Dat zijn dertig gesprekken van ruim €650 per stuk.

Zet dat bedrag eens naast wat een gesprek via koude acquisitie of een advertentiecampagne je kost. Dan is een beursgesprek duur. Tenzij je team er meer voert, en er meer uithaalt. Een team dat twintig in plaats van vijftien gesprekken per dag voert, drukt de prijs per gesprek met een kwart. Zonder dat je één euro extra uitgeeft aan de stand.

Daarom zeg ik tegen elke exposant: wil je meer uit je beurs halen, kijk dan eerst naar wat je team op de vloer doet. Dat is de goedkoopste verbetering die er bestaat.

Zo krijg je meer uit dezelfde kosten

Drie dingen die meer opleveren dan bezuinigen op de stand:

• Spreek vooraf een doel af. Zoveel gesprekken, zoveel afspraken. Zonder getal weet niemand aan het eind van de dag of het goed ging.

• Tel je gesprekken. Eén streepje per echt gesprek is genoeg. Dan kun je na de beurs uitrekenen wat een gesprek kostte, en volgend jaar vergelijken.

• Train je team vóór de beurs. Een team dat durft aan te spreken en weet hoe een gesprek naar een afspraak leidt, haalt meer uit elke standdag. Hoe dat werkt lees je bij de beurstrainingen.

→ beurstrainingen

Wil je weten welke beurzen er komend jaar in het Noorden zijn? Bekijk de beurskalender voor Noord-Nederland.

→ beurskalender voor Noord-Nederland

Veelgestelde vragen

Wat kost een kleine beursdeelname minimaal?

Met een kleine systeemstand van 6 tot 9 vierkante meter op een regionale beurs kom je met alles erbij op zo’n €5.000 tot €8.000. Ook dan geldt: tel de dagen van je mensen mee.

Is een beursdeelname het waard voor een klein bedrijf?

Je voorbereiding weegt daarin zwaarder dan je bedrijfsgrootte. Een klein team dat weet wat het komt halen, verslaat een groot team dat er staat omdat het er altijd staat. Weet je het niet zeker? Doe eerst de rekensom per gesprek uit dit artikel.

Kan ik besparen door een kleinere stand te nemen?

Ja, en dat is vaak verstandiger dan het lijkt. Bezoekers komen voor het gesprek, niet voor de vierkante meters. Een kleiner oppervlak met een actief team levert meer op dan een grote stand waar iedereen achter de tafel wacht.

Hoe weet ik of mijn vorige beursdeelname rendabel was?

Deel de totale kosten (inclusief loonkosten) door het aantal klanten dat je aan de beurs hebt overgehouden. Weet je dat aantal niet? Dan is dat het eerste dat je bij de volgende beurs anders moet doen: leg vast wie je sprak en volg op.

Weten waar jouw beursdag geld laat liggen?

Doe de Beursscorecard: twintig vragen over je voorbereiding, je team en je opvolging. Na acht minuten weet je waar bij jou de winst zit. Gratis, en je hoeft niemand te spreken.

Start de scorecard →