Standpersoneel briefen: 7 afspraken die je drie dagen vóór de beurs maakt

Ik zag eens een team dat zonder briefing op de stand stond. In het eerste uur keken ze wat verdwaald rond. Ze stonden niet op de juiste plekken qua looproute en vertelden niet allemaal hetzelfde verhaal. Ze waren geen team.

Met standpersoneel briefen voorkom je zo’n eerste uur. Een goede briefing maakt van losse collega’s een team, nog voordat de eerste bezoeker langsloopt.

Hoe brief je standpersoneel?

Je brieft standpersoneel drie dagen vóór de beurs, met iedereen die op de stand staat. In die briefing maak je zeven afspraken:

1. Eén verhaal, met dezelfde USP’s

2. Je plek vóór de stand

3. Wat er niet op de stand gebeurt

4. Hoe je een gesprek opent

5. Het doel per dag, in getallen

6. Wie wanneer op de stand staat

7. Wie de leads vastlegt en opvolgt

Het verhaal van het bedrijf en de USP’s zet je op één A4, voor iedereen een eigen exemplaar.

Drie dagen vooraf, ook met de invaller en de hostess

De briefing doe ik vaak drie dagen van tevoren. Hierdoor houden we elkaar scherp, en als de deuren opengaan, zit alles nog vers in ieders hoofd.

Iedereen die op de stand staat, zit erbij. Ook de collega die maar één middag invalt en de ingehuurde hostess. Wie de briefing mist, mist ook het verhaal.

In de briefing loop je de zeven afspraken door, en vertelt iedereen het verhaal één keer hardop. Dan hoor je meteen of het bij iedereen identiek is.

De 7 afspraken, met de reden erachter

Een afspraak zonder reden is na de eerste lunch vergeten. Daarom staat bij elke afspraak waarom hij er is.

1. Eén verhaal, met dezelfde USP’s

Iedereen op de stand vertelt hetzelfde verhaal over het bedrijf en noemt dezelfde USP’s. Zonder die afspraak vertelt elke collega zijn eigen versie, en een bezoeker die met twee van hen praat, hoort twee verhalen. Een samenvatting van het verhaal staat op het A4, met de USP’s eronder.

2. Je plek vóór de stand

Iedereen staat vóór de stand, met het gezicht naar de gang. Vanaf daar spreek je een bezoeker aan voordat hij voorbij is. In de briefing verdeel je de plekken. Daarbij kijk je naar de looproute: van welke kant komen de bezoekers, en waar blijven ze staan?

3. Wat er niet op de stand gebeurt

Deze afspraak wordt het vaakst gebroken. Collega’s gaan met elkaar in gesprek, er wordt gegeten op de stand en het team praat met klanten terwijl er new business voorbijloopt.

Bijpraten met collega’s en eten bewaar je dus voor je pauze, buiten de stand. En praat je met een klant die je al kent, dan houdt een collega de gang in de gaten.

4. Hoe je een gesprek opent

Iedereen weet hoe hij een gesprek begint, en heeft zijn eerste zin in de briefing hardop gezegd. Wie op de beursvloer nog moet bedenken wat hij zegt, zegt uiteindelijk “Kan ik je helpen?” Openingszinnen die beter werken, staan in het artikel over beursbezoekers aanspreken.

5. Het doel per dag, in getallen

Je spreekt af hoeveel gesprekken en hoeveel afspraken met datum iedereen per dag wil halen. Zonder getal weet niemand aan het eind van de dag of het goed ging, en “het was druk” is geen resultaat. Met een getal reken je na de beurs ook uit wat één beursgesprek je kost.

6. Wie wanneer op de stand staat

Je maakt een rooster met vaste blokken, bijvoorbeeld van twee uur, en iedereen krijgt een vast pauzeblok. Pauzes die je onderling regelt, eindigen in een lege stand om half één, of in drie mensen die tegelijk eten. Met een vast blok heeft ook iedereen een moment om buiten de stand te eten.

7. Wie de leads vastlegt en opvolgt

Na elk gesprek noteert iedereen hetzelfde: naam, bedrijf, waar het over ging en de afgesproken vervolgstap. Eén collega volgt de leads op, met een vast moment in de agenda: de ochtend na de laatste beursdag. Is er niemand aangewezen, dan wacht iedereen op een ander. Hoe je die opvolging aanpakt, staat bij beursleads opvolgen.

Het A4 met het verhaal en de USP’s

Op het A4 dat iedereen op de stand bij zich heeft, staan bij mij twee dingen: bovenaan een samenvatting van het verhaal van het bedrijf, daaronder de USP’s. Onder die twee passen de praktische afspraken, zoals het rooster en wie de leads opvolgt. Dubbelgevouwen gaat het A4 in je binnenzak.

Zo kan het eruitzien, voor een producent van ijsthee op een horecabeurs:

• Ons verhaal: we maken ijsthee voor lunchrooms en cafés in het Noorden. Je tapt hem van de kraan, dus niemand hoeft ’s ochtends thee te zetten.

• Onze USP’s: van de kraan zonder voorbereiding, geen restjes na sluitingstijd en een proefvat voor twee weken.

• Beurs: hal 3, stand 3.42. Woensdag en donderdag, van 10.00 tot 18.00 uur.

• Doel per persoon per dag: 15 gesprekken en 3 afspraken met datum.

• Rooster: blokken van twee uur, vanaf 10.00 uur. Pauze alleen in je eigen pauzeblok.

• Op de stand: vóór de stand met je gezicht naar de gang, telefoon in je tas, eten alleen in je pauzeblok, buiten de stand.

• Opvolging: Sanne, vrijdagochtend van 9.00 tot 12.00 uur.

Het verhaal en de USP’s vervang je door die van jullie. De rest pas je aan op je eigen beurs.

Iemand staat na de lunch alleen nog achter de balie

Tegen die collega zeg ik letterlijk: “Wat is de reden dat je achter de balie staat? Om mensen goed aan te kunnen spreken, is het juist de bedoeling om actief vóór de stand te gaan staan.”

Met de vraag hoor je eerst waarom je collega daar staat.

Staat dezelfde collega een uur later weer achter de balie, dan helpt een extra regel op het A4 niet. Aanspreken is iets wat je oefent. Waar jouw team daarin nu staat, laat de gratis Beursscan zien.

Veelgestelde vragen

Heb je ook een briefing nodig als je alleen op de stand staat?

Een teambriefing niet. Het verhaal en de USP’s schrijf je wel voor jezelf op, net als je doel per dag. Zodra er een tweede persoon bij komt, spreek je samen af wie waar staat.

Moet ik ingehuurde hostesses ook briefen?

Ja. Een hostess die het verhaal niet kent, vertelt iets anders dan de rest van het team. Ook spreek je af aan wie ze een bezoeker overdraagt die verder wil praten.

Wat doe ik vandaag als eerste?

Vandaag zet je twee data in je agenda: je volgende beurs en de briefing, drie dagen ervoor. Daarna schrijf je in een paar zinnen op wat jullie verhaal is, en welke USP’s erbij horen. Die zinnen vormen de bovenkant van je A4. Hoe een goed gesprek eindigt met een afspraak, lees je bij een beursgesprek afsluiten.

Staat er nog geen beurs in je agenda, dan zie je in de Beurskalender welke vakbeurzen er in jouw regio zijn.

Het aanspreken zelf oefent je team vóór de beurs

Een briefing legt vast waar je team staat en welk verhaal het vertelt. In de beurstraining Basis oefent je team wat daarna komt: vanaf die plek vóór de stand een onbekende aanspreken. De training duurt één dagdeel van maximaal drie uur, op jullie eigen locatie en met jullie eigen product, zodat er op de eerste beursochtend een team vóór de stand staat.

→ beurstraining Basis